In Outlook kun je e-mailberichten samenvoegen. Dit houdt in dat je afzonderlijke (per ontvanger) een gepersonaliseerde e-mailberichten kunt verzenden. Het betreft een MS Office functie waarbij je dus Outlook, Excel en Word nodig hebt.
Excel-bestand
Maak een lijst in Excel van de mensen die je wil benaderen. Maak aparte kolommen van de gegevens die je gepersonaliseerd wil hebben (bijv. voornaam, emailadres, bedrijf). Zet in de bovenste rij per kolom de titel (bijv. voornaam, emailadres, bedrijf). je gaat straks namelijk deze titels invoegen in jouw bericht. Sla het Excel-bestand bestand op en sluit af (je kunt niet samenvoegen als het bestand geopend is).
Word-bestand
Maak jouw bericht op in een Word-bestand.
Selecteer onder Verzendlijsten -> Afdruk samenvoegen starten -> Emailberichten.
Nu ga je het Excel-bestand koppelen.
Selecteer Verzendlijsten -> Adressen Selecteren -> Bestaande lijst gebruiken. Je komt nu trecht in de verkenner, hier kun je het Excel-bestand dat je wil koppelen opzoeken en selecteren door op Openen te drukken. Vervolgens kun je indien van toepassing, kiezen voor verschillende tabbladen (Blad1$, Blad2$ etc).
Nu ga je je bericht personaliseren. Ga in jouw bericht op de plek staan waar je het eerste veld wil invoegen. Bijvoorbeeld de voornaam.
Selecteer Verzendlijsten -> Samenvoegvelden invoegen en kies de kolomtitel, bijvoorbeeld Voornaam. Op de plek waar het invoegveld komt staat er nu: «Voornaam».
Nu ga je de berichten verzenden, afzonderlijk en gepersonaliseerd.
Selecteer Verzendlijsten -> Voltooien en samenvoegen -> Emailberichten verzenden
Vul in:
Aan: de titel van de kolom waar de e-mailadressen in staan.
Onderwerp: (Zelf invullen)
Emailindeling: HTML
Record verzenden: alles (alle personen in de Excel lijst ontvangen een mail).
Tip: Om dit vanuit een bepaald e-mailadres te kunnen versturen heb je een Outlook profiel nodig waarin slechts 1 e-mailaccount actief is. Heb je in Oultook 1 e-mailaccount gekoppeld, dan kun je deze tip naast je neerleggen. Heb je meerdere accounts, dan moet je met profielen gaan werken. Laat maar ffkes weten.