Stappenplan algemene mailing versturen naar alle contacten in PV
Stap 1 selecties maken in PV ter voorbereiding van mailings:
- voor uitleg, ga naar Knowledge, zoek ‘Monsterbox’ , kies ‘selectie voor Monsterbox mailingen in PV’
- Vervolgens in dat document scroll je door naar het kopje waar Nederland begint
- Daaronder staan de 4 soorten selecties die in PV gemaakt moeten worden. Het aantal achter elke selectie geeft ongeveer aan hoeveel dit er vorige keer waren, aantallen moeten hier dus bij benadering hetzelfde zijn.
- volg de stappen per selectie, na alle stappen gedaan te hebben krijg je een excel bestand per mail toegestuurd
Stap 2 Voorbereiding treffen in map nieuwsbrief
- Ga naar de verkenner en kies voor de Google G drive
- Ga naar map Mijn drive
- Ga naar map Sales
- Ga naar map Nieuwsbrief
- Ga naar map Mailings
- Maak een nieuwe map aan voor die editie die je gaat mailen
- Maak in die map hetzelfde aan als van de vorige editie, dus een map Engels en een map Nederlands, en daarin weer alle bestanden/bijlagen die daar bij horen
- Maak een kopie van de maillijst en zet deze in de map van de editie waar je mee bezig bent. Maak dit bestand leeg op alleen de benamingen in de kolommen na. Dus email en firstname blijven staan.
- check of de mailing nog up to date is! (dus bijv. uiterste aanleverdatum aanpassen, goed NL en BE datum hierin checken!)
Stap 3 Mails verwerken die komen uit selecties maken PV
- Open de mail die je vanuit PV hebt ontvangen en open het excel bestand
- Verwijder nu alle bijna kolommen, alleen de kolom met mailadressen en de kolom met alleen de voornamen blijven hierdoor over.
- Plak deze in het bestand die je in de laatste stap van stap 2 hebt aangemaakt
- Waarschijnlijk gaat Govert er weer mee akkoord om de 4 selecties op te splitsen in NL en ENG, waardoor je twee mails verstuurd ipv 4.
- zet de namen op volgorde van A-Z bij de mailadressen (zorg dat je de eerste regel niet meeneemt, anders verdwijnt ‘firstname’ en ‘mailadress’ ook)
- check de info@ adressen en haal weg die niet nodig zijn
- check of er geen gaten meer zijn, dus lege cellen
- check of er geen cel meer staat met ‘firstname’ in de cellen van kolom B
- check of het emailadres van jezelf en van Govert erin staan zodat we bij de test kunnen zien of onze namen ook in de mail komen te staan bij de aanhef.
- check vervolgens nog een keer alle mail middels het bestand ‘Contactpersonen ALLEEN voor NL en ALEEN voor B’ (dit bestand vind je in de map op de G-drive via Mijn Drive- Sales – Nieuwsbrief, let op doe deze controle ook voor de engelse maillijst
- Ga deze contacten allemaal na of dit goed staat en verwijder de emailadressen van de contactpersonen die al mee gaan doen in die editie en die in de pipeline staan (als je die al benaderd hebt)
Stap 4 De mailing daadwerkelijk versturen
- voor uitleg, ga naar Knowledge, zoek ‘Gmass’ , kies ‘uitleg mailmerge via Gmass’
- zorg ervoor dat voordat je de mail daadwerkelijk gaat versturen of:
- je de juiste bijlage(s) meestuurt (ENG of NL?)
- of de links in je mail ook daadwerkelijk een link is waar je op kunt klikken