Zorg dat je Gmass en Google Sheet in je Gmail hebt
Download GMass via https://chrome.google.com/webstore/detail/gmass-powerful-mail-merge/ehomdgjhgmbidokdgicgmdiedadncbgf (dit is al eerder gedaan, dus hoef je niet opnieuw te doen)
Zorg er ook voor dat je Google Sheet hebt gekoppeld aan je Gmail. Dit kan je doen via ”het bestand” pictogram naast je zoekbalk in Gmail.
Let op: Gmass kan je niet via Outlook openen alleen in je G-mail.
Sturen Mail merge
1: Maak in googlesheets een excel document aan. Met één kolom de emailadressen en zet hierboven ”MailAddress”. Maak nog een kolom aan met de voornamen, noem deze ”Firstname”. Er mogen geen witte stukken regels , spaties etc. in het bestand zitten. (deze stap al gedaan via vorige stappenplan)
2. Open je Gmail. En druk op pictogram van Google sheet. Hier komen de laatst opgeslagen bestanden als eerst naar boven. Klik op het excel document met geadresseerde die je net hebt gemaakt. Druk op connect to spreadsheet.
3. Er word automatisch een bericht geopend en de geadresseerde zijn toegevoegd, dit zie je staan bij ”aan”.
4. Type het onderwerp van je mail en type het bericht. je kan hier ook linkjes aan toevoegen. Gmass meet ook het aantal kliks.
5. Om de juiste naam te krijgen bij de aanhef doe je het volgende. Open onder aan je mail Gmass (rood), door op het pijltje te drukken. Klik op pijltje bij Personalize en kies firstname. Plak vervolgens met ctr-v dit veld in je mailbericht op plek waar je de naam wil hebben staan. Nu worden automatisch de namen per contactpersoon ingevuld.
Tip: Dit zou je bijvoorbeeld ook met merk kunnen doen. Dan maak je extra kolom aan in excel bestand en daar merknaam toevoegen. Zo kan je bijvoorbeeld gepersonaliseerd tekstbericht maken.
6. Selecteer het hele bericht en pas lettertype en grootte aan. Dit zorgt ervoor dat ook de naam in hetzelfde lettertype en grootte wordt meegenomen als rest van het bericht. (geeft dit problemen dan moet je alles ‘plakken zonder opmaak’ kiezen
7. Stuur nu eerst een testmail (doe dit bijv. als extra naar je eigen privé mail naast je werkmail)
Dit doe je door op pijltje naast Gmass te klikken en dan op de paarse knop Send Test te drukken.
8. Check alles goed en stuur het bericht door op rode Gmass knop te drukken.
Deze Gmass mail inplannen van tevoren? Dat kan, volg de volgende stappen:
- Klik op het pijltje naast Gmass (rode knop)
- Ga naar Schedule
- Kies bij Time: ‘Custom date/time
- kies het gewenste moment om de mail te versturen, let op, er moet minimaal een aantal uur tussen zitten (ik zou zelf voor de zekerheid kiezen dat er minimaal een dag moet tussen zitten tussen het moment van inplannen en daadwerkelijk versturen)